обо всем

Правила, которые помогут вам всё успевать



Почему стикеры — зло, как перестать откладывать неприятные дела и что такое метод «50-10-50»

Мы живем в состоянии постоянной нехватки времени. Нам приходится работать над несколькими задачами одновременно, ежедневно мы получаем огромное количество информации, а сообщения по электронной почте, мессенджерам и звонки не дают сосредоточиться. И ведь еще нужно заглянуть в социальные сети: не пропустили ли мы что-то важное в жизни друзей и мира в целом. Как сохранить время и энергию для важных дел? Прежде всего, необходимо избавиться от «воришек», которые незаметно крадут у нас минуту за минутой каждый день, снижают запас энергии и мотивацию.

1. Ликвидируйте беспорядок


Мы склонны недооценивать последствия хаоса на рабочем столе или в почтовом ящике. Это происходит, так как люди рассматривают альтернативы в краткосрочной перспективе. Приведение рабочего стола в порядок займет около часа, а поиск конкретного файла в хаосе «всего» две минуты. О том, что мы теряем эти минуты несколько раз в день пять дней в неделю, мало кто задумывается. На самом деле временные затраты на приведение рабочего стола компьютера и почтового ящика в порядок окупаются за несколько недель. И не забудьте, что вы не будете больше злиться и терять мотивацию, пытаясь найти файлы.

Постарайтесь сделать так, чтобы ничего не отвлекало вас и от работы за компьютером. Для этого нужно сместить все предметы (цветные стикеры, канцелярскую подставку с ручками и карандашами и прочее) на край стола. Между вами и монитором, а также на расстоянии 10-15 см от этой невидимой траектории не должно быть ничего, кроме клавиатуры и мыши. Предметы, которые находятся в поле нашего зрения, отвлекают нас, снижают концентрацию. Самый сильный источник отвлечения — стикеры с перечнем дел, которые необходимо выполнить. Вы работаете над определенной задачей, и тут вам на глаза попадается стикер с задачей №2. Вы читаете, обдумываете и эту задачу — и вот вы уже потеряли несколько минут.

2. Ешьте лягушек чаще


Есть мелкие неприятные задачи, которые мы постоянно откладываем. Может быть, это неприятный разговор с подчиненным, просьба о повышении зарплаты или телефонный звонок. Такие задачи называют лягушками. Каждый день мы говорим себе: «сегодня я точно сделаю…», но вновь и вновь откладываем дела на потом. А они воруют нашу энергию и время: мысленно мы постоянно к ним возвращаемся, отвлекаясь от более важных дел. Мы виним себя, что нам не хватило воли справиться с задачей вчера и позавчера (список можно продолжить) и теряем уверенность в себе. Кроме этого, дела, на решение которых хватило бы несколько минут, могут со временем превратиться в серьезную проблему.

Заведите правило решать по одной такой задаче в день, в одно и то же время. Создайте себе комфортные условия: налейте чай, возьмите кусочек шоколада и приступайте. Если решать неприятные задачи утром — это создаст позитивный настрой и зарядит вас энергией на целый день. Вы будете испытывать гордость оттого, что смогли преодолеть себя. Составьте список и действуйте.

3. Сохраняйте фокус


Наш мозг устроен так, что для выхода на полную мощность нам сначала нужно настроиться. Первые 5-10 минут мы работаем вполсилы, и лишь потом продуктивность возрастает. Если вас отвлекли — придется пройти процесс настройки снова. В то же время для выполнения важных больших задач работать нужно длинными временными отрезками. Для работы над приоритетными задачами я использую «метод 50-10-50»: пятьдесят минут вы работаете над одной задачей, не отвлекаясь, потом на 10 минут максимально меняете вид деятельности. Лучше всего выйти из офиса и пройтись или сделать легкую зарядку, а потом работать еще 50 минут.


В день делайте не более двух таких циклов: они требуют моральных затрат и физических сил. Цикл «50-10-50» нужно тщательно подготовить. Поставьте телефон на беззвучный режим, закройте рабочую почту, обсудите с коллегами все срочные дела, которые могут потребовать вашего участия, и приступайте. Для того чтобы засечь время, используйте онлайн-таймер. Вы должны полностью погрузиться в работу и не думать о времени, когда оно закончится — прозвенит таймер. Поначалу вы будете чувствовать себя очень некомфортно: вас будет тянуть проверить телефон или почту. Пока работа по методу 50-10-50 не войдет в привычку, вы будете отвлекаться, забывая, что отрезок в 50 минут не окончен.

4. Избавьтесь от граблей


Затратив совсем немного сил и проявив смекалку, мы можем раз и навсегда избавиться от озорного воришки и сэкономить уйму времени и нервов. Речь о том, чтобы убрать с пути «грабли», на которые вы регулярно наступаете. Так, одна из моих сотрудниц, которая занимается размещением материалов клиентов в социальных сетях и на сайте жаловалась, что ей присылают некачественные фотографии (по правде сказать, она была права). Клиентам приходилось переделывать фото, происходили задержки с выкладкой материала. Эти «грабли» так и валялись бы на ее пути, если бы мы не решили исправить причину проблемы. Мы составили «фотопомощник клиента» с примерами, как не нужно делать, и идеальными фото рядом, и проблема исчезла.

Пойдем немного дальше в борьбе с «граблями». Существует отличный инструмент, который используется в управлении проектами, позволяющий не только их ликвидировать, но и извлечь из проблемных ситуаций и удач в бизнесе и работе пользу. Он называется Issue BackLog: документ в excel, который состоит из двух частей: успехи и проблемы. Каждая часть, в свою очередь состоит из нескольких разделов: подробное описание успеха/проблемы, факторов, которые позволили добиться успеха/привели к проблеме и как полученный опыт можно использовать в дальнейшем. Использование Issue BackLog помогает со временем свести количество «граблей» к минимуму и значительно повысить качество вашей работы, сервиса, товаров или услуг, которые вы производите или оказываете.

Методы, которые я описал, помогут повысить продуктивность в несколько раз и высвободить время для общения с семьей, друзьями и на ваше хобби. Только не бросайтесь «в омут с головой». Начните с того, что вам сделать легче всего, и потом, когда применение инструмента войдет в привычку, добавляйте следующий элемент. И не позволяйте больше воровать свое время, ведь этот ресурс нельзя восполнить.

источник

Если вам понравился пост, пожалуйста, поделитесь ими со своими друзьями! :)



Источник: Правила, которые помогут вам всё успевать
Автор:
Теги: excel бизнес борьба Время голова

Комментарии (0)

Сортировка: Рейтинг | Дата
Пока комментариев к статье нет, но вы можете стать первым.
Написать комментарий:
Напишите ответ :
Модные правила на каждый день
Модные правила на каждый день
5
Страничка добра и сплошного жизненного позитива! 11:24 24 мар 2024
Три правила, которые повышают эффективность любой диеты
Три правила, которые повышают эффективность любой диеты
18
Женский развлекательный и поучительный сайт. 19:57 01 ноя 2021
13 комбинаций клавиш, которые помогут управляться с компьютером гораздо быстрее
13 комбинаций клавиш, которые помогут управляться с компьютером гораздо быстрее
2
Человек познаёт мир 13:30 09 янв 2024
Правила этикета, которые полезно знать каждому, кто собрался в театр
Правила этикета, которые полезно знать каждому, кто собрался в театр
11
Человек познаёт мир 23:40 04 сен 2023
Правила, которые лучше знать, прежде чем идти в приличное место
Правила, которые лучше знать, прежде чем идти в приличное место
5
Человек познаёт мир 23:44 19 июн 2023
5 простых утренних привычек, которые помогут похудеть
5 простых утренних привычек, которые помогут похудеть
41
Женский развлекательный и поучительный сайт. 21:10 07 дек 2020
Кулинарные правила, которые давно пора нарушить
Кулинарные правила, которые давно пора нарушить
5
Человек познаёт мир 07:43 02 фев 2024
20 фраз, которые помогут приручить мужчину
20 фраз, которые помогут приручить мужчину
48
Женский развлекательный и поучительный сайт. 15:26 17 дек 2019
«Пятерка» полезных рекомендаций, которые помогут уберечься от карманников
«Пятерка» полезных рекомендаций, которые помогут уберечься от карманников
3
Человек познаёт мир 06:30 24 фев 2024
7 полезных бытовых мелочей, которые помогут сделать жизнь немного проще
7 полезных бытовых мелочей, которые помогут сделать жизнь немного проще
5
Человек познаёт мир 05:30 02 мар 2024
Правила жизни, которые лучше знать наизусть
Правила жизни, которые лучше знать наизусть
4
Страничка добра и сплошного жизненного позитива! 15:39 28 ноя 2023
Ошибки в образе без каблуков: правила, которые помогут создать гармоничный образ
Ошибки в образе без каблуков: правила, которые помогут создать гармоничный образ
1
Женский каприз 17:27 06 дек 2022

Выберете причину обращения:

Выберите действие

Укажите ваш емейл:

Укажите емейл

Такого емейла у нас нет.

Проверьте ваш емейл:

Укажите емейл

Почему-то мы не можем найти ваши данные. Напишите, пожалуйста, в специальный раздел обратной связи: Не смогли найти емейл. Наш менеджер разберется в сложившейся ситуации.

Ваши данные удалены

Просим прощения за доставленные неудобства